Modul FI merupakan yang utama

Mengapa suatu perusahaan mengimplementasikan suatu ERP? Tujuan utamanya adalah adanya transparansi data, sehingga target pendapatan bisa dikontrol dan sesuai dengan perencanaan tahunan yang telah ditargetkan. Kalau sekedar menjual pisang goreng di pinggir jalan di satu gerobak, gak usah bingung cara manajemen keuangannya. Dari modal awal di hari itu, bisa dapet untung berapa di hari itu. It’s so simple. Tapi kalau di ERP, perusahaan besar yang prosesnya banyak, tidak sesederhana itu.

Di SAP, target pendapatan bisa terlihat apabila kita implement modul FI. Itulah sebabnya modul ini adalah modul yang utama yang perlu diimplementasikan (tanpa menyepelekan modul lainnya). Sebelum mempelajari SAP FI, kita harus tahu bagaimana membuat dan membaca financial statement. Diingat2 lagi teori standard waktu di SMA dulu, atau waktu kuliah MM (kayaknya waktu di SMA aku gak diajarin deh he3x). Ada balance Sheet yang terdiri dari asset, liability, dan equity. Ada Income Statement yg terdiri dari sales, COGS, expense, depresiasi, tax, dll dst.

Berikut sedikit keterangan singkat tentang modul FI. Apabila barang metah telah kita terima dari vendor, maka kita akan menambah inventory. Sebagai penyeimbangnya, akan terbuat suatu account GR-IR (di bagian asset) negatif. Ini hanyalah account penyeimbang sementara saja untuk disambungkan dengan AP.Proses selanjutnya setelah invoice telah kita verifikasi, maka kita akan melakukan pengakuan hutang. Account AP akan bertambah, dan akan menghapus account GR-IR tersebut. Beberapa vendor bisa disatukan ke suatu account AP berdasarkan reconciliation account-nya. Jadi, recon-account itu sebagai ledger, dan kode vendor sebagai sub-ledger.Apabila kita membayar hutang tersebut, maka AP akan berkurang bersamaan dengan berkurangnya kas bank sebagai penyeimbang. Ini hubungan modul FI dan MM.

Proses selanjutnya yang berhub. dgn FI adalah Good Issue, ketika barang siap diantar ke customer. Asset akan berkurang, dengan penyeimbang account COGS di Income Statement (P/L). Selanjutnya Ketika proses billing dijalankan, maka akan terbuat account AR di bagian asset. Sebagaimana AP, nomor customer adalah sebagai sub-ledger, sedangkan recon-account nya sebagai nomor ledger-nya. Sedangkan penyeimbangnya adalah langsung ke P/L, di account sales revenue dan tax. Dan ketika customer sudah membayar, maka AR akan berkurang, masuk ke kas bank.

Jadi, sales bisa terpantau sudah berapa banyak, dan income statement bisa dilihat kapan saja kita mau. Tentunya dalam aplikasinya tidak sesederhana ini. Ada beberapa isu operasional yang bergantung pada kondisi perusahaan.

Financial Statement bisa kita buat beberapa versi. Misalnya utk versi internal (format bebas semau kita), dan versi pajak (harus sesuai dengan standar dari pihak pajak). Berhubungan dgn modul FI, di modul SD ada credit manajemen. Tujuannya diantaranya membatasi plafon kredit/ hutang dari suatu customer. Di SAP FI ada juga asset management. Diantaranya, gimana melakukan depresiasi (stright line atau double decline?). Ketika depresiasi dijalankan, makan nilai asset akan berkurang, dan sebagai penyeimbangnya akan masuk ke account depresiasi di P/L.

Sangat kompleks yah … Jadi, selamat belajar.

November 1, 2009 oleh yasirhn